1. Čo je listinný rovnopis a kedy sa vyhotovuje?
2. Ako vytvorím listinný rovnopis v prostredí ÚPVS?
3. Ak nie som zapojený do Centrálneho úradného doručovania (CÚD), ako zistím, či mám v elektronickej schránke dostupnú funkciu vytvárania listinných rovnopisov?
4. Od kedy sa vytvára listinný rovnopis priamo v prostredí elektronickej schránky? Môže sa nová funkcia autorizačnej doložky využiť aj pri dávnejšie odoslaných rozhodnutiach?
5. Ako funguje proces vytvorenia listinného rovnopisu v elektronickej schránke?
6. Ako autorizujem elektronický formulár rozhodnutia?
7. Ako si zobrazím listinný rovnopis v schránke?
8. Čo mám robiť, keď si neviem listinný rovnopis vytlačiť?

1. Čo je listinný rovnopis a kedy sa vyhotovuje?

Listinný rovnopis sa vyhotovuje z elektronického úradného dokumentu (rozhodnutia) vrátane jeho príloh. Má rovnaké právne účinky ako elektronický úradný dokument, z ktorého bol vytvorený. V prípade, že adresát, nemá elektronickú schránku aktivovanú na doručovanie, OVM sú zo zákona povinné vyhotoviť listinný rovnopis rozhodnutia a doručiť ho adresátovi listinne.

Listinný rovnopis musí obsahovať informácie o tom, kto elektronický úradný dokument autorizoval a informácie o spôsobe a čase autorizácie (uvádza sa v doložke o autorizácii, ktorá je súčasťou rovnopisu).

Podrobnosti o spôsobe vyhotovenia a náležitostiach listinného rovnopisu sú uvedené vo Vyhláške č. 85/2018 Z. z.

2. Ako vytvorím listinný rovnopis v prostredí ÚPVS?

V prípade, že ste povinnou osobou zapojenou do Centrálneho úradného doručovania (CÚD) alebo služby CÚD využívate dobrovoľne, vyhotovenie listinného rovnopisu zabezpečí modul elektronického doručovania automatizovane, ak elektronická schránka adresáta nie je aktivovaná na doručovanie.

Ak pracujete v prostredí elektronickej schránky a zároveň nevyužívate služby CÚD, je možné vytvoriť listinný rovnopis aj priamo v schránke. Podmienkou je pridelenie špeciálnej roly „Vytvorenie autorizačnej doložky k elektronickému úradnému dokumentu".

Viac informácií o detailnejšom postupe nájdete v súvisiacom návode „Vytvorenie listinného rovnopisu elektronického úradného dokumentu (rozhodnutia) v elektronickej schránke inštitúcie (PDF, 828 kB)" alebo videonávode „Doložka o autorizácii - návod na vyplnenie v elektronickej schránke".

3. Ak nie som zapojený do Centrálneho úradného doručovania (CÚD), ako zistím, či mám v elektronickej schránke dostupnú funkciu vytvárania listinných rovnopisov?

V prvom kroku je potrebné overiť si, či máte sprístupnenú špeciálnu rolu „Vytvorenie autorizačnej doložky k elektronickému úradnému dokumentu". Skontrolujte si, či sa vaša inštitúcia nachádza v zozname používateľov, ktorí majú túto rolu pridelenú.

V prípade, že takúto rolu nemáte pridelenú, môžete o ňu požiadať cez elektronickú schránku prostredníctvom formulára „Všeobecná agenda".

Vzor žiadosti:

Adresát: Národná agentúra pre sieťové a elektronické služby.
Predmet: Žiadosť o sprístupnenie vytvárania listinného rovnopisu.
Text: Žiadosť o pridelenie roly „Vytvorenie autorizačnej doložky k elektronickému úradnému dokumentu“.

Upozornenie:

O rolu môžu požiadať orgány verejnej moci (OVM), ktoré:

• nevyužívajú služby Centrálneho úradného doručovania (CÚD),
• pracujú v používateľskom prostredí ÚPVS, najmä v elektronickej schránke inštitúcie.

4. Od kedy sa vytvára listinný rovnopis priamo v prostredí elektronickej schránky? Môže sa nová funkcia autorizačnej doložky využiť aj pri dávnejšie odoslaných rozhodnutiach?

Vytvorenie listinného rovnopisu s doložkou o autorizácii sa niektorým inštitúciám umožnilo automaticky dňa 17. februára 2021. Iným orgánom verejnej moci, ak spĺňajú stanovené podmienky, môže byť špeciálna rola „Vytvorenie autorizačnej doložky k elektronickému úradnému dokumentu“ pridelená na základe ich žiadosti.

Funkciu na vytváranie listinných rovnopisov s doložkou o autorizácii je  možné v elektronickej schránke využívať až odo dňa automatického hromadného udelenia roly, a teda od 17. februára 2021 alebo od dátumu sprístupnenia roly na žiadosť. Vytvorenie autorizačnej doložky k rozhodnutiam vyhotoveným skôr než bola rola pridelená, nie je v elektronickej schránke možné. Stav elektronickej schránky adresáta je potrebné vyhodnocovať vždy v okamihu vytvárania a doručovania rozhodnutia, nakoľko sa môže meniť. 

5. Ako funguje proces vytvorenia listinného rovnopisu v elektronickej schránke?

Ak už máte pridelenú špeciálnu rolu „Vytvorenie autorizačnej doložky k elektronickému úradnému dokumentu" v elektronickej schránke sa vám sprístupní funkcia vytvorenia listinného rovnopisu. Listinný rovnopis je možné vytvoriť len vtedy, keď aspoň jeden z adresátov, ktorému chcete doručiť úradné rozhodnutie, nemá elektronickú schránku aktivovanú na doručovanie.

V elektronickej schránke si vyplníte elektronický formulár - rozhodnutie. Ak obsah rozhodnutia nie je možné vytvoriť podľa elektronického formulára (§ 28 ods. 6 zákona o e-Governmente), môžete priložiť ďalší elektronický dokument ako prílohu k hlavnému formuláru. Formulár rozhodnutia je potrebné autorizovať.  

Len čo vyplníte a autorizujete elektronický formulár, po kliknutí na tlačidlo „Odoslať“ vás systém vyzve na doplnenie údajov o pracovnej pozícii osoby, ktorá doložku o autorizácii vyhotovila. Následne po potvrdení a odoslaní sa takáto správa nedoručí adresátovi, ktorý nemá elektronickú schránku aktivovanú na doručovanie elektronicky, ale automaticky sa uloží v schránke do záložky „Odoslané správy“. Do prílohy správy systém vloží doložku o autorizácii. V detaile správy si  môžete následne listinný rovnopis stiahnuť, vytlačiť a doručiť adresátovi poštou.

6. Ako autorizujem elektronický formulár rozhodnutia?

OVM musia formulár elektronického úradného dokumentu (EÚD) - rozhodnutia autorizovať podľa § 23 ods. 1 zákona o e-Governmente kvalifikovaným elektronickým podpisom vyhotoveným s použitím mandátneho certifikátu alebo kvalifikovanou elektronickou pečaťou, ku ktorým sa v prostredí schránky automaticky pripojí kvalifikovaná elektronická časová pečiatka.

Viac informácií o autorizácií nájdete v súvisiacom návode „Spoločná autorizácia elektronických dokumentov orgánmi verejnej moci (PDF, 1073 kB)"

7. Ako si zobrazím listinný rovnopis v schránke?

Listinný rovnopis je sprístupnený v elektronickej schránke (v detaile správy) len v prípade tých adresátov, ktorí v čase odosielania rozhodnutia nemali elektronickú schránku aktivovanú na doručovanie. Pre týchto adresátov sa rozhodnutie nedoručí elektronicky, ale správa sa uloží spolu s autorizačnou doložkou v jej prílohe do záložky odoslaných správ, zároveň sa označí štítkom „Listinný rovnopis“. Po kliknutí na správu sa vám zobrazí tzv. detail správy, v ktorom budete mať sprístupnené zelené tlačidlo „Vytlačiť rovnopis".

Po kliknutí na tlačidlo sa vám zobrazí PDF dokument, ktorý obsahuje doložku o autorizácii a listinnú podobu elektronického úradného dokumentu (prípadne príloh, ak boli súčasťou správy). PDF dokument bude v dolnej časti obsahovať aj údaje o počte strán a referenciu na dokument/dokumenty uvádzané v doložke. PDF dokument si môžete stiahnuť do počítača a vytlačiť, následne ho doručiť adresátovi v listinnej podobe

8. Čo mám robiť, keď si neviem listinný rovnopis vytlačiť?

V prípade, že vám nefunguje tlačidlo „Vytlačiť rovnopis“ a objaví sa vám chybová hláška, je potrebné skontrolovať, v akom formáte sú dokumenty, ktoré sú súčasťou elektronickej správy (rozhodnutia). Tlačidlo na vytlačenie listinného rovnopisu vám nebude fungovať napr. vtedy, ak boli súčasťou rozhodnutia dokumenty vo formáte .png alebo .txt, vtedy je potrebné ich stiahnuť/vytlačiť samostatne.

V detaile správy sa v hornom menu nachádza políčko „Stiahnuť", ďalej stačí kliknúť na „Stiahnuť obsah s pdf vizualizáciami (.zip)", čím sa vám uložia dokumenty do vášho počítača. Následne si ich môžete jednoducho vytlačiť ako samostatné dokumenty.