Popis služby

Služba Spravovanie elektronických archívnych dokumentov úzko súvisí s poskytovaním trvalého a strednodobého uloženia, zabezpečovaním integrity dát a správnym vyradením v prípade neplatnosti záznamu alebo uplynutia lehoty uloženia. Elektronický archív bude môcť poskytnúť podnikateľom a iným orgánom štátnej správy aj služby strednodobého uloženia so spravovaním obsahu po uplynutí lehoty uloženia vyplývajúcej z registratúrneho plánu. Taktiež občan bude odovzdávať archívu svoje zbierky dokumentov s dokumentárnou hodnotou, ktoré bude potrebné spravovať podľa dohodnutého plánu a v prípade potreby prehodnocovať. Režim spravovania dokáže spustiť tri typy udalostí pre jeden alebo pre dávku záznamov, pričom sa všetky akcie vyplývajúce z týchto udalostí zapisujú do auditovateľného logu: Režim vyradenia, ktorý môže byť prerušený len v prípade nepredvídateľnej udalosti, napríklad ak sú dokumenty potrebné v procese právneho konania; Režim migrácie a konverzie do systému dlhodobého uchovávania; Režim prehodnotenia dokumentu (dokument ostáva uložený v Elektronickom archíve, ale môžu byť vyradené niektoré jeho kópie, ktoré sú už nepoužiteľné), ktorý nastáva hlavne v prípade dlhodobého alebo trvalého uchovávania, kedy dochádza v prípade potreby ku kontrole integrity dokumentu, ktorá spočíva Ak nastane režim vyradenia, dokument môže byť buď vyradený automaticky alebo môže požadovať potvrdenie od autorizovanej osoby. Elektronický archív musí mať možnosť aj v prípade vyradenia zachovať metadátovú stopu záznamu. Režim prehodnotenia záznamu vedie často aj k úprave režimu spravovania. Spomenuté aktivity bude možné vyvolať v prípade potreby aj manuálne, predovšetkým editáciu metadát, ako napríklad pri udelení osobitného povolenia pre osobitne prístupné archívne záznamy na trvalý prístup každého žiadateľa. Informácie o službe